マルチタスクが苦手な人の特徴・心理・対処法

マルチタスクで効率化を図る

まずはじめにマルチタスクとは複数の作業を同時並行で行うことをいいます。

反対に1つのタスクに集中して取り組み、それが完了してから次の作業に取り組む方法をシングルタスクと言います。

一般的に人間は、ひとつの物事に集中して作業に取り掛かるほうが、仕事の効率が上がると言われています。

一日の光景を思い浮かべてみましょう。

一度にこなさなければならないタスクが日常ではいくつもあるはずです。

パソコンの操作をしながら電話を受ける。

会議中、議事録を取る。

ご飯を作りながら子どもの世話をする。

スマホをスピーカーにして家事をする。

フライパンに火にかけている間、野菜を切るなど・・

誰しも得意・不得意にかかわらずやったことがあるでしょう。

筆者は子育に大事なのは時短だと気づかされたので、同時進行は当たり前で得意です。

というか得意になりました。

例えば煮込み料理の間、ついでに明日の下準備や洗い物まで済ませる。

同じ食材をカットしたら小分けして冷凍するなど時短テクニックが自然と身につきました。

今現在でもマルチタスクは日常生活に役に立っていると思います。

マルチタスクは時短であり効率化にみえますが、同時に複数の作業をこなすのが、苦手な人も多くいるのも事実です。

時間内に終わらなかったり人より作業が遅くて「なんて要領が悪んだ・・」と自己嫌悪に陥っていませんか。

ですが、マルチタスクができる人の方が、能力が高いとは言い切れません。

向き不向きであったり、複雑な作業でも集中して取り組むことができるのはシングルタスクの方です。

マルチタスクが苦手な人の特徴

要領良くマルチタスクをこなせれば、作業を効率良く進められます。

複数の仕事の全体像を把握しながら行う必要があるので、マルチタスクには注意力とペース配分が求められます。

では同時進行が苦手な理由として挙げられる人はどんな特徴を持っているのでしょう。

チェックしながら見てください。

スケジュール管理が苦手である

スケジュール管理ができている人は今日一日のやらなければいけない全体像が見えていますので、優先順位に従って作業を終わらせていきます。

スケジュール管理が苦手な人は作業の優先順位の付け方がわからない、把握していないといった感じです。

またマルチタスクが苦手な人は、予定を忘れてダブルブッキングしてしまう、予定を詰め込みすぎて、後からかなり大変になってしまうなど追い込まれることがあります。

慎重派である

マルチタスクが苦手というわけではないのですが、同時に複数に手を出すともうひとつが疎かになったり焦ってミスが出るので、1つのタスクが完了するまで、別のタスクには着手しません。

最後まで仕上げてから次の作業に入ります。

短時間ごとにタスクを切り替えるのが苦手な人には、シングルタスクが適しています。

ほかのタスクに気を取られず1つの仕事に取り組むタイプです。

集中できない

マルチタスクで仕事を複数同時に行っていると、仕事と気持ちの切り替えが難しくなります。

作業をしていて話しかけられたり、電話対応や来客対応に追われると一旦、自分の作業を中断しなければいけません。

それが終わったあとすぐ通常業務に戻ればいいのですが、先ほどの事が気になって集中できなくなります。

次の仕事にネガティブな感情を持ち続けてしまったらどうなるでしょう。

仕事に手がつかなかったり、他の事を考えて今の仕事に集中できなかったりなどさまざまな支障が出ます。

焦る

人間、締め切り間際になると焦りが出てきます。

「時間がない」「間に合わない」「待っている人がいる」といった焦りが強いプレッシャーをかけるため、生産性が落ちてしまうのです。

時間に余裕をもってひとつの作業に没頭する方が向いています。

こだわりが強い

大雑把な人は完璧でなくてもある程度の出来で満足して気にすることはありませんが、完璧主義者で出来栄えにこだわる人は納得がいくまで修正を繰り返すためとても時間が掛かります。

マルチタスクではスピードが重要なのでこだわりが強い人は臨機応変に対応ができませんので、ひとつひとつを重視する傾向があります。

集中力が散漫する

マルチタスクは複数の仕事を掛け持ちしている状態です。

仕事内容の切り替えが頻繁なので、高い注意力と集中力が求められます。

同時に複数をこなそうとするとキャパシティオーバーになって生産性の低下につながります。

飽き症である

マルチタスクにしろシングルタスクにしろ飽き症でひとつの作業がどれも長続きしません。

一つの作業ができない人がマルチタスクをこなせるはずがありません。

まずは自覚してシングルタスクに集中できるように環境を整える必要があります。

スマホや私物を目の届く範囲に置かない。

外部の音を遮断するため耳栓をするなど誘惑に負けないような工夫が必要です。

マルチタスクのメリット・デメリット

マルチタスクは効率的な多くのメリットがありますので、紹介します。

【メリット】

時間短縮になる

マルチタスクを行うとなんといっても時間の有効活用になります。

少しの時間も無駄にしません。

待ち時間にメールのチェック・送信・返信を行います。

あいた時間に次の準備をすることでスムーズに仕事に取り組めます。

全体を把握することができる

ビジネスシーンにおいて、1つの仕事だけを与えられる仕事はほとんどありません。

役割分担があったり、流れ作業や個人で優先順位を決めて取り組んでいます。

進捗状況を把握するには円滑なコミュニケーションが必要になります。

仲間意識が強くなるとミスの抑止にもつながります。

【デメリット】

複数の仕事を抱えている人にとっては、マルチタスクを取り入れるとデメリットになる場合を紹介します。

キャパオーバーになる

人にはそれぞれ、処理できる仕事の量やスピードの許容量があります。

仕事を頼まれると断れない性格の人が次から次に仕事を受けていたら、キャパオーバーしてしまい
頭が回らなくなります。

すると、やりとりを忘れてしまうなどのミスが生じやすくなったり、スピードが落ちてきたりと作業に支障が出てしまいます。

キャパオーバーの状態で仕事をするのは、過労に繋がりますので、限界を感じたら休息が必要です。

集中力が低下する

複数の仕事を抱えているわけですからシングルタスクよりも当然作業時間が長くなります。

初めから終わりまで高い集中力を維持するのは難しくスピードも落ちてきます。

仕事量が増えるたび、1つのタスクに取り組んでいた集中力が低下していき別の作業に切り替えてもしばらく思考停止状態になります。

マルチタスクが苦手な人の克服法

ビジネスシーンではマルチタスクが苦手でも、取り組まなければならない場合があります。

マルチタスクが苦手な人でも対策次第で仕事を上手に進めることはできますから、安心してください。

仕事を効率よく進められるように、コツを紹介しますので、ぜひ実践してみてください

スケジュール管理を徹底する

効率的に複数の仕事をこなすにはスケジュール管理を徹底しなければなりません。

今日1日やらなければいけない全体の仕事を把握するには

・締め切りの期日を確認する

納期に間に合わないという事態は避けなければなりません。

間に合わないということは信用を失うことになりますから。

基本的に期日の近い仕事から優先的に着手するようにしましょう。

・優先順位を決める

やることをメモに書き出してみましょう。

複数の作業がある場合は緊急度と締め切り間近なものから着手してその後、簡単な作業や短時間で済む作業に取り掛かります。

・時間の配分を決める

決められた時間の中で仕事をやりきるためには、時間配分を設定することです。

だらだらひとつの作業に時間を掛けていては時間だけが無駄に過ぎていくばかりです。

時間を決めてメリハリをつけましょう。

急ぎの用件は断る

せっかくスケジュールを立てていても予定外の仕事を頼まれたために、スケジュールが狂う・・・という事はあります。

断りづらいかもしれませんが、

「今、急ぎの仕事があるので、いついつでもいいですか？

」とこちらから条件を出した上で毅然とした態度で切り返しましょう。

アプリやツールを活用する

デジタルにしろアナログにしろマルチタスクを行う場合は一括管理できるアプリやツールが断然おすすめです。

・手帳やカレンダーに記入する

・さまざまなアプリをダウンロードすればスマホに通知が来たりアラームがお知らせしてくれるので物忘れを防ぐことができる

・スマホやレコーダーを活用してあとから確認・まとめる

まとめ

以上、マルチタスクが苦手な人についてまとめました。

毎日行う仕事内容は、同じことの繰り返しだけではなく、テレワークや副業など、多様化・複雑化しています。

自分に合ったやり方で充実した仕事ライフを楽しむのが一番です。